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¿Qué es Trello y cómo funciona?
Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en un editor visual que devuelve la diversión a la planificación de tareas. Con más de 5 millones de usuarios registrados, es una herramienta flexible tanto para los requisitos de su oficina como de su hogar.
Profundicemos y veamos por sí mismo cómo usar Trello.
Trello hace uso de tableros, listas y tarjetas como la estructura básica para ayudarle a completar sus tareas. Hace uso de un enfoque de arriba hacia abajo para lograr tareas en su proyecto.
La gestión de tareas con Trello comienza con la creación de un tablero, que es el motivo principal de nivel superior de una tarea de flujo de trabajo. Permite agregar la cantidad de miembros que desee agregar y colaborar sin problemas con ellos, para que pueda adoptar Inbox (0) con él. La herramienta se adapta perfectamente a todos los proyectos que se te ocurran, ya sea una reunión en la sala de juntas o un plan de reunión de fin de semana con amigos; te tiene cubierto.
Se pueden crear, etiquetar, compartir e incluso configurar como recordatorios tareas individuales o tarjetas que compongan el contenido de un tablero. Ahora entremos en la red y veamos cómo realizar sus tareas y trabajar con esta herramienta.
Primeros pasos con Trello: conceptos básicos
Un nuevo proyecto de Trello podría dividirse fácilmente en tres componentes clave principales: tableros, listas y tarjetas.
- Tableros: Un tablero es la tarea principal de nivel superior de su proyecto. Ya sea planeando un viaje con la familia o para el plan de rediseño de su negocio, una Junta es de lo que se trata un proyecto. Un tablero le brinda una vista panorámica de todo su proyecto, desde donde puede planificar sus próximas tareas inmediatas.
- Liza: Las listas lo ayudan a organizar tareas que son de naturaleza similar o tareas que juntas forman una jerarquía de siguiente nivel en su enfoque de arriba hacia abajo para la gestión de proyectos. Digamos, por ejemplo, que para la planificación de bodas, podría incluir listas como ‘Tareas por hacer’, ‘Tareas terminadas’, ‘Personas invitadas’, ‘Personas a invitar’, etc.
- Tarjetas: Las tarjetas son los elementos básicos de la tarea que juntos forman el panorama general de su proyecto en cuestión. Las cartas están dispuestas secuencialmente de manera vertical, las cuales conforman una Lista. Estas tarjetas se pueden arrastrar y soltar en cualquier lugar del tablero. Una tarjeta es el aspecto más importante, que puede tener etiquetas de color, listas de verificación agregadas, fechas límite, marcas de tiempo, calcomanías, etc.
Estos son todos los conceptos básicos que necesitaría saber antes de comenzar su primer proyecto con esta herramienta. Veámoslo en acción mientras construimos un flujo de trabajo de proyecto usando Trello.
Organizando tus Proyectos con Trello
Como hemos establecido antes, crear y administrar proyectos con esta herramienta es un proceso bastante sencillo. Para guiarlo a través de las mejores características y sus capacidades, trabajaremos con un ejemplo, aquí es un ‘Calendario de publicación’ usando Trello.
Crear un nuevo tablero
Como se mencionó anteriormente, los tableros son el enfoque de arriba hacia abajo para los proyectos que deben administrarse, en este caso, lo llamaremos “Calendario de publicación”. En su pantalla de inicio, puede presionar ‘Crear nuevo tablero’ y darle un título apropiado, antes de presionar ‘Crear’.
Adición de nuevas listas
Arriba puede ver dos listas ya creadas: ‘Ideas de artículos’ e ‘Investigando’, mientras se muestra la configuración de una nueva lista. Las listas son la colección de tareas basadas en su naturaleza. La herramienta sigue un enfoque de izquierda a derecha y de arriba a abajo mientras recorre las tareas en su Tablero. Presiona ‘Agregar nueva lista’ para crear nuevas listas relevantes como se ve arriba.
Adición de nuevas tarjetas
Las tarjetas son las tareas individuales que se van a realizar. Crear y administrar tareas es bastante fácil. Como se muestra arriba, presione ‘Agregar una tarjeta’ que se ve en la parte inferior de una lista para agregar una nueva tarea. Al ingresar a la siguiente línea, se crea automáticamente una nueva tarjeta para usted. También se podría agregar una descripción de la tarjeta para que sea más útil y detallada para los miembros involucrados en ella.
Entonces, ahora que tenemos configurados los elementos básicos del flujo de trabajo de nuestro proyecto, veremos las opciones de ajuste para organizarnos mejor.
Potenciadores de tarjeta
Los potenciadores son características adicionales disponibles para sus tarjetas/tareas. Desde el Menú en la barra lateral derecha, puede acceder a Card Power-ups. Entre estos se encuentran el sistema de votación de tarjetas, el envejecimiento de tarjetas y el calendario de tarjetas.
- A ‘Sistema de votación con tarjeta‘ cuando está habilitado, permite a los miembros invitados votar en una tarjeta específica.
- ‘Envejecimiento de la tarjeta‘ permite definir una edad específica en semanas para una tarea, después de lo cual comenzará a envejecer, o se volverá más transparente progresivamente a través de los días y finalmente se romperá.
- ‘Calendario de tarjetas‘ permite visualizar todas las tareas con fecha de Vencimiento en un Calendario disponible a través de la página principal del Tablero.
Otras características adicionales
Si bien las funciones mencionadas anteriormente son las principales que se encuentran, la experiencia se mejora aún más con estas funciones adicionales.
- ‘Añadir miembros‘ a tarjetas individuales y use ‘@’ para mencionarlas en la sección Comentarios de una tarjeta. Los miembros serían notificados y se podrían tomar más acciones a través de la misma sección de comentarios. Entonces, no más inundaciones en su bandeja de entrada ahora.
- ‘Agregar fecha de vencimiento‘ a sus tarjetas para informarle fácilmente sobre una próxima tarea importante. Cuando el ‘Calendario de la tarjeta’ está habilitado, estas tareas con fechas de vencimiento se pueden ver en el Calendario principal de la Junta.
- ‘agregar archivos adjuntos‘ permite a los usuarios adjuntar medios y todo tipo de archivos y documentos a una tarjeta, a la que podrían acceder otros miembros agregados a la tarjeta. Estos archivos adjuntos pueden ser de su disco duro local o de sus cuentas en la nube en Google Drive, Dropbox, One drive, etc.
- ‘Editar etiquetas‘ le permite organizar las tareas según sus categorías y etiquetarlas en consecuencia con franjas de colores. Etiquetar de esta manera le permite filtrar tarjetas fácilmente.
- ‘Suscribir‘ le permite estar actualizado con todos los acontecimientos en un tablero o en una tarjeta en particular en una lista específica.
- Pegatinas también están disponibles, que podrían arrastrarse fácilmente a las tarjetas.
- Cambiar color de fondo de su Tablero desde la misma barra de menú para darle una apariencia nueva y fresca.
Notificaciones de escritorio
Para mantener su Bandeja de entrada (0) intacta mientras administra proyectos, cuenta con una función de notificación de escritorio. Puede optar por activar las notificaciones de escritorio para recibir alertas cada vez que alguien en el equipo del proyecto lo mencione usando ‘@’.
- Para activar las notificaciones, haga clic en el ícono de su perfil de usuario ubicado en la esquina superior derecha de su página de Trello. En el menú, seleccione ‘Configuración’. En la sección ‘Notificaciones’, seleccione ‘Habilitar notificación de escritorio’. Su navegador le preguntará si desea permitir o bloquear dichas notificaciones. Elija el apropiado para tener habilitadas las notificaciones de escritorio.
- Para desactivar estas notificaciones, diríjase a la sección Configuración de su navegador web. Vaya a ‘Configuración de contenido’, que se encuentra en Privacidad en Configuración avanzada en Google Chrome. Dirígete al subtítulo Notificaciones, haz clic en “Administrar excepciones” y elimina un enlace que mencione a Trello. Ahora habría desactivado las notificaciones de su escritorio para esta herramienta.
Atajos de teclado
Trello ofrece algunos atajos de teclado que hacen que todo el proceso sea aún más fluido. A continuación se muestran algunos de los atajos de teclado más importantes que ofrece:
- Autocompletar miembros: @
- Borrar todos los filtros: X
- Agregue la función de votación a una tarjeta: V (el encendido de votación debe estar habilitado de antemano)
- Editar título: T
- Asignarse/Desasignarse a una tarjeta: ESPACIO
- Suscríbete: S
- Insertar nueva tarjeta: N
- Añadir/Quitar miembros: M
- Agregar fecha de vencimiento: D
- Navegar: Izquierda (->), Derecha (<-), Arriba (K), Abajo (J)
Para obtener una lista completa de los métodos abreviados de teclado, diríjase a su página web oficial.
Idiomas admitidos
Trello está disponible en cuatro idiomas principales: inglés, alemán, español y portugués.
Plataformas compatibles
Trello está disponible como aplicación web, Android, iOS, Windows 8 y Kindle Fire.
terminarlo
Por lo tanto, arriba de lo que ve hay un ‘Calendario de publicación’ de muestra creado con esta herramienta. Presenta todas las etapas importantes de un Calendario Editorial de una manera que es cómoda de ver y tomar las acciones necesarias. Si bien esta fue una forma de utilizar Trello, puede crear sus propios tableros y tareas según el curso de acción requerido.
Puede imprimir este flujo de trabajo o exportarlo como un enlace o JSON. La planificación de un flujo de trabajo podría incluso configurarse como listas diarias, dirigidas a las actividades en un solo nivel de día.
Entonces, a estas alturas ya debe haber captado la esencia de esta herramienta y lo poderosa que es como herramienta de gestión de proyectos.
Trello para usuarios avanzados
Para las organizaciones que usan Trello con diferentes equipos, digamos editorial y marketing, esta es una gran herramienta. Permite que toda su programación permanezca en tableros separados, pero bajo un solo paraguas, mediante la creación de una nueva ‘Organización’. En la pantalla de inicio, puede crear dos nuevas organizaciones en este caso como ‘Marketing’ y ‘Editorial’. Mientras crea una nueva Junta, puede elegir la ‘Organización’ relevante de la lista desplegable debajo de ella.
Trello para empresas y planes Premium
Es gratis para todos y presenta tableros ilimitados y creaciones de organizaciones. Pero para usuarios individuales y empresas más avanzados, también ofrece planes premium: Trello Gold ($ 5 / mes), Business class ($ 3.75 / mes por usuario) y Enterprise (pago por uso).
¿Por qué considerar los planes Premium de Trello?
- Trello Gold ofrece archivos adjuntos de tarjetas de 250 MB de tamaño, mientras que los planes regulares solo permiten cargas de archivos de 10 MB.
- Agrega tus propios fondos, stickers y emojis con Trello Gold.
- Trello Business class permite a las empresas crear tableros públicos y privados, a los que se puede acceder desde la organización. Proporciona un mejor control administrativo con roles de usuario.
- Compatibilidad con funciones de clase empresarial para la integración de Google Apps.
La herramienta también cuenta con sus propias aplicaciones móviles Android e iOS para la gestión del flujo de trabajo sobre la marcha. Las notificaciones en tiempo real, la colaboración y la conexión de medios y documentos incluso a través de su aplicación móvil lo convierten en un excelente caso.
Uso óptimo de los tableros de Trello
Trello se integra a la perfección con Zapier para conectarlo a otras aplicaciones de terceros y automatizar tareas repetitivas. Puede administrar casi todos y cada uno de los proyectos y planes utilizando el sistema flexible de la herramienta.
A continuación se muestran algunos de los tableros de Trello en los que puede inspirarse.
Conclusión
Trello es definitivamente una de las aplicaciones de gestión de proyectos más poderosas que ofrece Internet en este momento. Esta herramienta está diseñada tanto para particulares como para empresas para aprovechar al máximo su flexibilidad. Puede crear y administrar casi cualquier tipo de tareas con esta herramienta.
Entonces, aquí llegamos al final de esta guía que describe cómo funciona Trello y cómo ajustarlo a su proyecto en consecuencia. ¿Cuáles son sus pensamientos y experiencias con respecto a esta herramienta? Siéntase libre de compartir sus pensamientos y comentarios a continuación.
